Membuat Mail Merge (Surat Massal) Di MS Office Word 2013

Tips Dan Trik Membuat Mail Merge (Surat Massal)

 

Dalam hal dunia kerja, terutama yang selalu berhubungan dengan kegiatan administrasi kantor yang dilakukan oleh karyawan terutama bagian administrasi, tentu salah satu tugas utamanya ialah membuat surat atau kegiatan surat menyurat. Tentu kegiatan surat menyurat ini dibuat baik untuk ditujukan pada satu orang maupun pada lebih dari satu orang. Mungkin jika pembuatan surat pada satu orang tidak membutuhkan waktu lama, namun bagaimana jadinya jika seorang karyawan bagian administrasi di berikan tugas untuk banyak orang tetapi dengan isi surat yang sama, misalnya surat pemberitahuan atau pengumuman, tentu hal ini akan merepotkan sekali bukan.

Nah disini kami akan membagikan bagaimana caranya membuat surat massal/ Mail Merge dengan mengunakan MS Word 2013, tentu teman-teman pernah atau tahu cara membuat Mail Merge atau surat massal menggunakan MS Office Word 2007, maupun MS Offfice Word 2010. Tentu di MS Word 2013 agak sedikit beda yah dari tampilan menu mungkin sudah ada penambahan Fitur. Nah dari pada berlama-lama basa basinya langsung saja kepokok bahasannya.

Yang pertama harus disiapkan ialah bentuk surat, sebagai contoh:

 

Selanjutnya pilih menu Mailings dan pilih Select Recipients

 

Type a New List... berfingsi untuk pengetikan daftar data surat baru

Use an Exiting List... Berfungsi untuk membuka data yang telah dibuat atau digunakan sebelumnya

Choose From Outlook Contacts... berfungsi untuk mengambil dari kontak Outlook

Karena kita membuat daftar data baru, maka yang dipilih ialah Type a New Listmaka akan tampil seperti gambar berikut.

 

Pilih Customize Columns ... karena kitaakan membuat data baru, maka akan keluar tampilan gambar seperti berikut.

 

Selanjutnya hapus semua Field Names yang ada dengan menekan tombol delete. 

 

Setelah di delete semia field barulah kita tekan Add... Maka akan keluar Add Field dan isi sesuai dengan kebutuhan anda misal “Nama Orang Tua Siswa”, “Kota”, “Alamat”, “Januari”, “Februari”, “Maret”. Seperti contoh berikut

 

Masukan New Entri untuk membuat data baru, untuk merupah File tinggal pilih Rename, untuk merupah posisi tinggal pilih Up Down A

 

 

Setelah selesai selanjutnya klik save dan simpan data field yang anda buat sesuka anda lalu klik save

Setelah selesai, selajutnya sisipkan Field yang telah anda buat tadi ke beberapa bagian surat dengan cara sisipkan kursor ke lokasi yang ingin disisipkan misal : Yth... di sisipkan Nama Orang Tua Siswa dan lain sebagainya. Seperti berikut, taruh kursor di balik kata Yth, 

 

Selanjutnya Pilih Insert Merge Field dan Pilih Nama Orang Tua Siswa, begitupun selanjutnya pilih sesuai kebutuhan.

 

 

 

Tweet